Białystok, 21 lipca 2025 r.

DOU-III.2601.18.2025.EM

  


ZAPYTANIE OFERTOWE

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego zaprasza do złożenia oferty na „Dzierżawę urządzeń przeznaczonych do filtrowania wody pitnej z sieci wodociągowej i dystrybutorów wody źródlanej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku”.


A. Opis przedmiotu zamówienia:

1.    Przedmiotem zamówienia jest usługa dzierżawy dystrybutorów wody pitnej z sieci wodociągowej oraz dystrybutorów wody źródlanej w butlach 18,9l na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wymienionych asortymentowo i ilościowo w Załączniku nr 1. 
2.    Przedmiot umowy obejmuje dostawę, montaż, ustawienie w miejscu użytkowania, podłączenie do lokalnej sieci wodociągowej, koszty sanityzacji urządzeń oraz regularny serwis i okresową wymianę – według potrzeb Zamawiającego: butli CO2, filtrów i lamp UV a także odbiór urządzeń po zakończeniu realizacji umowy. Usługa sanityzacji odbywać się będzie w miejscach świadczenia usługi, w częstotliwości zgodnej z wytycznymi producenta urządzeń oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami sanitarnymi, lecz nie rzadziej niż raz na pół roku. Umowa obejmuje również dostawę oraz ustawienie butli zamiennych z wodą pitną o pojemności powyżej 18,9 l.  
3.    Dostawa dotyczy dystrybutorów fabrycznie nowych, nieużywanych, wolnych od wad, do miejsc wskazanych przez Zamawiającego.
4.    Kody CPV zamówienia:
    •    42912300-0: Dystrybutory wody  
    •    50116000-4: Usługi naprawcze i konserwacyjne dystrybutorów wody  
    •    41110000-3: Woda pitna 
5.    Dostarczenie, wniesienie, zainstalowanie i doprowadzenie do pełnej gotowości do pracy wszystkich dystrybutorów będzie wykonane maksymalnie do 4 dni kalendarzowych licząc od dnia obowiązywania umowy, tj. nie wcześniej niż 2 września 2025 r. do dnia 5 września 2025 r. 
6.    Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.



B. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia:

1.    Dostarczenie na własny koszt dystrybutorów wody wraz z jego załadunkiem i rozładunkiem.
2.    Zainstalowanie dzierżawionych dystrybutorów wody we wskazanych lokalizacjach Zamawiającego.
3.    Realizacja dostaw dystrybutorów odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-14.00.
4.    Dostarczenia na własny koszt butli z wodą do lokalizacji Zamawiającego.
5.    Zainstalowanie pierwszej butli z wodą na dystrybutorze, celem uruchomienia i sprawdzenia prawidłowości działania przedmiotowego urządzenia.
6.    Sukcesywnego dostarczania kolejnych butli z wodą i odbierania pustych butli przy każdorazowej dostawie, wg potrzeb Zamawiającego, 
7.    Dostawy przedmiotu zamówienia – wody, odbywać się będą sukcesywnie, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Wykonawca będzie dostarczał wodę po otrzymaniu zapotrzebowania w  formie widomości e-mail, przesłanego na adres e-mail Wykonawcy. 
8.    Realizacja dostaw wody odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00.
9.    Czas realizacji zamówienia nie może przekroczyć 2 dni roboczych, liczony od dnia złożenia zamówienia.
10.  Przeprowadzanie sanityzacji/dezynfekcji i odkamieniania dzierżawionych dystrybutorów, w terminie 6 miesięcy od dnia zainstalowania urządzeń:
       a)    Wykonawca uzgodni z Zamawiającym dzień przeprowadzenia sanityzacji/dezynfekcji i odkamieniania;
       b)    Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu protokół przeprowadzenia sanityzacji/dezynfekcji i odkamieniania;
       c)    w przypadku konieczności przeprowadzenia sanityzacji/dezynfekcji we wcześniejszym terminie Zamawiający powiadomi o tym fakcie Wykonawcę.
11.  Nieodpłatne przeprowadzanie napraw dzierżawionych dystrybutorów, wynikających z normalnego użytkowania, z użyciem własnych środków wymiennych:
       a)    naprawy zostaną przeprowadzone po zgłoszeniu Zamawiającego (telefonicznym lub e-mailowym), w terminie do dwóch dni roboczych, liczonym od dnia zgłoszenia;
       b)    Zamawiający poniesie wyłącznie koszty naprawy, które wynikają z nieprawidłowego użytkowania dystrybutorów;
       c)    w przypadku, gdy naprawa nie będzie mogła być wykonana na miejscu, Wykonawca bezpłatnie wymieni dystrybutor na nowy lub zapewni urządzenie  zastępcze o podobnych parametrach.
12.   Na potrzeby realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zapewni dedykowanego opiekuna w zakresie handlowym, technicznym i do rozliczeń usługi.
13.   Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje, potencjał techniczny i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązujemy przepisami prawa. 
14.   Zamawiający nie dopuszcza, żeby zamówienie zostało powierzone podwykonawcom.
15.   Wykonawca oświadcza, że posiada polisę ubezpieczeniowa od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia OC w całym okresie obowiązywania niniejszej Umowy. 


C. Termin wykonania:                                          

Termin realizacji zadania – umowa będzie realizowana przez 12 miesięcy w okresie od 2 września 2025 r. do 1 września 2026 r. 


D. Istotne postanowienia przyszłej umowy:

1.   Ceny podane w ofercie Wykonawcy są cenami stałymi przez cały okres trwania umowy i nie podlegają negocjacjom.
2.   Fakturowanie przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę powinno odbywać się wyłącznie w oparciu o dane podane w Formularzu ofertowym Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza stosowania cen jednostkowych nie wymienionych w ofercie oraz stosowania przeliczników przy użyciu rabatów (upustów). Niezgodności w tym zakresie będą skutkować uznaniem faktur za wystawione niezgodnie z umową i warunkami Formularza ofertowego.
3.   Wykonawca wystawiać będzie faktury na koniec miesiąca rozliczeniowego w oparciu o ceny jednostkowe, zamieszczone w formularzu ofertowym. 
4.   Płatności dokonywane będą przez Zamawiającego w ciągu 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury od Wykonawcy i będą realizowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w umowie.


E. Kryteria wyboru oferty:

1.    Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2).
2.    Za najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która zawiera najniższą cenę ofertową brutto.
3.    Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 

F. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty:

1.    Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 
2.    Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie (w przypadku wersji papierowej). 
3.    Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego. 
4.    Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 
5.    Kompletna oferta powinna zawierać: 
       a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mail)
       b) wypełniony i podpisany Formularz ofertowy  (Załącznik nr 2);
       c) pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu;
       d) kartę techniczną wszystkich zaoferowanych produktów wraz ze zdjęciem poglądowym 
       e) wymagane certyfikaty, atest PZH,
       f) kopię ważnej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.
6.    Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo  do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
7.    Ofertę należy przedłożyć w następujący sposób: 
       1) w formie papierowej, wyłącznie w zamkniętej kopercie, którą można:
           a) przesłać na adres: 
               Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. M. Curie - Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok,
           lub 
           b) przedłożyć osobiście: 
               w Kancelarii Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. M. Curie - Skłodowskiej 14,  15-097 Białystok,

           Kopertę należy opatrzyć adnotacją: 
           „Oferta: Dzierżawa urządzeń  przeznaczonych do filtrowania wody pitnej z sieci wodociągowej i dystrybutorów wody źródlanej zainstalowanych  w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku. NIE OTWIERAĆ do dnia 29.07.2025 r. do godz.10:30 . ”


       2) w formie elektronicznej, na adres e-mail: emilia.marczuk@podlaskie.eu .  
           Ofertę należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz zabezpieczyć hasłem, które należy przesłać Zamawiającemu w ciągu 30 minut od upływu terminu składania ofert (przesłanie hasła: 29.07.2025 r. w godzinach 10:00 – 10:30).

8.    Dokumenty, które nie zostaną podpisane w sposób opisany powyżej, nie będą spełniały wymogów formalnych i zostaną odrzucone. Dokumenty stanowiące skan z podpisem tradycyjnym nie będą spełniały wymogów formalnych i zostaną     odrzucone. Oferty, które wpłyną drogą elektroniczną, ale nie będą zaszyfrowane, również nie będą rozpatrywane. 
9.    Termin złożenia oferty – 29.07.2025 r., godz. 10.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 
10.  Otwarcie ofert odbędzie się 29.07.2025 r., o godz. 10:30 w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. M. Curie-Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok.


G. Postanowienia dodatkowe:

1.  Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym (Załącznik nr 2).
2.  Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty.
3.  W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
4.  Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert.


H. Uwagi:

1.    Przewidywany termin podpisania umowy to sierpień 2025 r. 
2.    Termin ważności ofert powinien być nie krótszy niż 60 dni.
3.    Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
4.    Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
5.    Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty.
6.    Zamawiający w razie potrzeby, poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
7.    Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania droga elektroniczną, na e-mail wskazany na formularzu ofertowym. 
8.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny.
9.    Unieważnienie może nastąpić, w szczególności w następujących przypadkach, gdy: 
       a)    powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia;
       b)    cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
       c)    wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym;
       d)    postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą złożenie zamówienia.
10.  Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia, należy kierować na adres e-mail: emilia.marczuk@podlaskie.eu.


I. Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:    
1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-097 Białystok, ul. M. Curie - Skłodowskiej 14.
2.    Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@podlaskie.eu.
3.    Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).
4.    Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. 
5.    Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji. 
6.    Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania. 
7.    Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 
8.    Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania. 
9.    Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia. 






Załączniki:
Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia;
Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy;
Załącznik nr 3 - Wzór umowy.

              Białystok, 23 lipca 2025 r.

DOU-III.2601.18.2025.EM

                                                                                                                                                   WYKONAWCY  WSZYSCY

Zamawiający informuje, iż w zapytaniu ofertowym nr DOU-III.2601.18.2025.EM pn.: „Dzierżawa urządzeń przeznaczonych do filtrowania wody pitnej z sieci wodociągowej i dystrybutorów wody źródlanej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku”, wpłynęły w dniu 23.07.2025 r. pytania do dokumentacji o następującej treści:

Pytanie 1:

Czy dopuszczają Państwo obsługę techniczną urządzeń przez technika współpracującego z Wykonawcą w oparciu o zawartą umowę i pracującego w imieniu Wykonawcy i na jego rzecz?

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, że potencjalny Wykonawca nie może powierzyć wykonania przedmiotu niniejszej umowy osobie trzeciej bez zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

Pytanie 2:

Czy wskaźnik przepełnienia tacki ociekowej może być konstrukcji mechanicznej - pływak w kolorze czerwonym wskazujący na przepełnienie tacki?

Odpowiedź:

Zamawiający wyraża zgodę na wskaźnik przepełnienia tacki ociekowej konstrukcji mechanicznej w postaci pływaka w kolorze czerwonym wskazującego na przepełnienie tacki.

Pytanie 3:

Czy podajnik kubków może być przykręcony na trwale do obudowy dystrybutora?

Odpowiedź:

Zamawiający wyraża zgodę na podajnik kubków przykręcony na trwale do obudowy dystrybutora.

Pytanie 4:

Czy dopuszczają Państwo inne kolory obudowy urządzeń?

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza następujące kolory obudowy dystrybutorów: czarny, szary.

Białystok, 20.08.2025 r.

DOU-III.2601.18.2025.EM 

INFORMACJA Z PODPISANIA UMOWY

W dniu 13.08.2025 r. zawarto z Wykonawcą: Naawa Sp. z o.o., ul. dr I. Wróbla 3, 32-065 Krzeszowice, Umowę nr  DOU- III.2601.18.2025.EM pn.: „Dzierżawa urządzeń przeznaczonych do filtrowania wody pitnej z sieci wodociągowej i dystrybutorów wody źródlanej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku”.

Białystok, 31.07.2025 r.

DOU-III.2601.18.2025.EM 

INFORMACJA Z WYŁONIENIA WYKONAWCY

W wyniku przeprowadzonego postępowania pn.: „Dzierżawa urządzeń przeznaczonych do filtrowania wody pitnej z sieci wodociągowej i dystrybutorów wody źródlanej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku”, na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożył: Naawa Sp. z o.o., ul. dr I. Wróbla 3, 32-065 Krzeszowice – kwota brutto: podstawa - 52.742,40 zł, prawo opcji - 4.698,60 zł.

   Białystok. 29.07.2025 r.

DOU-III.2601.18.2025.EM

INFORMACJA  Z OTWARCIA  OFERT

W dniu 29.07.2025 r. o godzinie 10.45,  komisja dokonała otwarcia ofert w postępowaniu przeprowadzonym w formie zapytania ofertowego pn.: „Dzierżawa urządzeń przeznaczonych do filtrowania wody pitnej z sieci wodociągowej i dystrybutorów wody źródlanej na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku”.

W ramach postępowania wpłynęły 2 oferty, od potencjalnych Wykonawców: