Białystok, dnia 23.05.2022 r.

BG.2601.4.10.2022

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapraszam do złożenia oferty na „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”.

Zamawiający:
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok
NIP: 542-25-42-016
Regon: 050658404
www.wrotapodlasia.pl

Kody CPV:
79932000-6 Usługi projektowania wnętrz.
71221000-3 Usługi architektoniczne w zakresie obiektów budowlanych.

Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zapytania jest wykonanie kompletnej dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wskazanej przez Zamawiającego pomieszczeń ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku tj.:
1) Gabinet Marszałka,
2) Gabinet Wicemarszałka,
3) Gabinet członka Zarządu,
4) Gabinet Dyrektorski na każdej kondygnacji,
5) Sekretariat na każdej kondygnacji,
6) Pomieszczenie socjalne jako projekt schematyczny,
7) Kancelaria ogólna,
8) Aranżacja jednego biura dwuosobowego, jako projekt schematyczny,
9) Aranżacja jednego biura trzyosobowego, jako projekt schematyczny,
10) Aranżacja jednego biura czteroosobowego, jako projekt schematyczny,
11) Aranżacja jednego biura pięcioosobowego, jako projekt schematyczny,
12) Aranżacja jednego biura sześcioosobowego, jako projekt schematyczny,
13) Aranżacja jednego biura siedmioosobowego, jako projekt schematyczny,

W opracowaniu należy określić m.in.:
- rodzaj i kolorystykę mebli biurowych,
- rodzaj materiałów z jakich należy wykonać dany element (dane typu: kolor, grubość, wymiar, tekstura, itp.),
- etc.

Wykonawca przed przystąpieniem do sporządzenia właściwego projektu, przedłoży Zamawiającemu dwie koncepcje. Zamawiający zatwierdzi jedną z przedłożonych koncepcji lub wniesie uwagi, do których Wykonawca jest zobowiązany się dostosować.
Wykonawca zorganizuje minimum cztery spotkania robocze z Zamawiającym na etapie sporządzenia dokumentacji projektowej w celu omówienia przyjętych koncepcji i rozwiązań projektowych i materiałowych. Zamawiający wniesie ewentualne uwagi, do których Wykonawca jest zobowiązany się dostosować. Czynności zakończone zostaną spisaniem protokołu, podpisanym przez obie strony.

1. Wykonawca będzie zobowiązany do:
1) przed przystąpieniem do sporządzenia właściwego projektu, przedłożenia Zamawiającemu 2 koncepcji. Zamawiający zatwierdzi przedłożoną koncepcję, lub wniesie uwagi, do których Wykonawca jest zobowiązany się dostosować;
2) przygotowania innych dokumentów niezbędnych dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy;
3) przygotowania dokumentacji projektowej w 5 egz. w wersji papierowej i 2 egz. w wersji elektronicznej;
4) przygotowania kosztorysów inwestorskich w 3 egz. w wersji papierowej i 2 egz. w wersji elektronicznej;
5) przygotowania przedmiarów robót wyodrębnionych dla poszczególnych elementów (dla wszystkich branż) - 3 egz. w wersji papierowej i 2 egz. w wersji elektronicznej;
6) przygotowania specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót w 3 egz.; obecności na zorganizowanych minimum dwóch spotkaniach roboczych z Zamawiającym na etapie sporządzenia dokumentacji projektowej w celu omówienia przyjętej koncepcji, rozwiązań projektowych i materiałowych. Zamawiający wniesie ewentualne uwagi, do których Wykonawca jest zobowiązany się dostosować. Czynności zakończą się spisaniem protokołu, podpisanym przez strony;
7) udzielania wszelkiej pomocy Zamawiającemu w sprawach uzgodnień z Wykonawcą robót budowlanych.

2. Osoby uprawnione do kontaktu z oferentami:
1) Emilia Borowska tel. 85 66 54 561, tel. 573 330 399, e-mail: emilia.borowska@wrotapodlasia.pl
2) Emilia Młynarska-Marczuk tel. 85 66 54 131, tel. 514 919 542, e-mail: emilia.marczuk@wrotapodlasia.pl

3. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca zobowiązuje się zakończyć wszystkie prace projektowe składające się na przedmiot umowy do dnia 31.10.2022 r., przy czym termin przekazania koncepcji nie później niż 05.09.2022 r.

4. Warunki udziału w postępowaniu, oraz opis sposobu dokonania oceny tych warunków:
Wykonawca musi wykazać się posiadaniem do dyspozycji odpowiednio wykwalifikowanego personelu, posiadającego uprawnienia do projektowania w specjalności: architektonicznej – minimum 1 osoba posiadająca uprawnienia budowlane do projektowania w specjalności architektonicznej, w zakresie niezbędnym do zaprojektowania przedmiotu inwestycji, lub odpowiadające im uprawnienia wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów.

5. Kryteria oceny ofert i ich waga.
Cena - 100%
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta posiadająca najniższą cenę. Cena wskazana przez Wykonawcę w ofercie musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem należytego podatku VAT – jeżeli występuje. Cena powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania, koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cena za wykonanie przedmiotu zamówienia może być tylko jedna – nie dopuszcza się wariantowości cen – oraz nie może ulec zmianie przez okres związania ofertą.

6. Miejsce, termin i sposób składania ofert, oraz miejsce i termin ich otwarcia.
Ofertę cenową należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1, w terminie do 07.06.2022 r. do godziny 11.00 na piśmie w siedzibie Zamawiającego:
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1
15-888 Białystok
Kancelaria ogólna pokój 022 – parter.
Według załączonego formularza ofertowego w zamkniętej, opisanej kopercie: „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku.” Znak sprawy: BG.2601.4.10.2022 Nie otwierać przed dniem 07.06.2022 r. do godziny 11.15

7. Termin związania z ofertą – 30 dni od daty otwarcia ofert.

8. Zawartość oferty:
1) formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania,
2) wykaz osób stanowiący załącznik nr 3 do zapytania,
3) kopia aktualnych uprawnień.

9. Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania niezwłocznie, poprzez przesłanie na adres mailowy oferenta i umieszczenie informacji na stronie z zapytaniem ofertowym.

10. Dodatkowe postanowienia:
1) Zamawiający wykluczy Wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych w zapytaniu,
2) Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia dokumentów wskazanych w zapytaniu w sytuacji ich niezłożenia wraz z ofertą w wyznaczonym terminie,
3) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
a) będzie złożona w niewłaściwej formie,
b) jej treść nie będzie odpowiadała treści zapytania,
c) jej złożenie będzie czynem nieuczciwej konkurencji,
d) cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała kwotę, którą Zamawiający ma zamiar przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia – przy czym Zamawiający może zwiększyć kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia do ceny najkorzystniejszej oferty,
e) oferta zawiera błędy w jej obliczeniu,
f) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
g) wpłynęła po terminie,
h) zawiera ceną dumpingową tzn. cenę niepokrywającą kosztów.
4) Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnienia treści złożonej oferty, jednak wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty.
5) Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę, który w okresie ostatnich trzech lat, przed dniem składania ofert, wykonał nienależycie zamówienie publiczne.
6) Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podawania przyczyny.
7) Oferta musi być przygotowana w języku polskim ii podpisana przez osobę upoważniona do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz.
8) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i uzyska najwyższa ilość punktów, z zastrzeżeniem punktu 5).
9) Zamawiający przewiduje negocjacje z wybranymi Wykonawcami.

Załączniki:
1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1,
2. Dokumentacja projektowa – załącznik nr 2,
3. Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 3,
4. Projekt umowy – załącznik nr 4,
5. Wykaz osób – załącznik nr 5.

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, 15-888 Białystok, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1 (www.bip.umwp.wrotapodlasia.pl).
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod@wrotapodlasia.pl .
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że dane będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zadań        finansowanych z budżetu Województwa („przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”).
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż do upływu okresu wynikającego z przepisów prawa dot. archiwizacji.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy zatem jest Pani/Pan zobowiązany do ich podania.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

                                                                                                                                                                                                              Białystok, dnia 30.05.2022 r.

BG.2601.4.10.2022

                                                                                                                                                                                                                  WYKONAWCY WSZYSCY

Zamawiający informuje, iż w postępowaniu BG.2601.4.10.2022 dotyczącym  „Opracowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”, wpłynęły następujące pytanie:

Pytanie nr 1:

Czy dokumentacja budowlana, którą dysponuje Zamawiający (załączniki do zapytania) i zawarta w niej aranżacja funkcjonalna pomieszczeń jest docelowa?

Odpowiedź nr 1:

Dokumentacja budowana, którą posiada Zamawiający jest dokumentem ostatecznym, jednak zawarta w niej aranżacja pomieszczeń jest przykładowa i Wykonawca  nie jest zobowiązany do jej wykorzystania/zastosowania.

Pytanie nr 2:

Czy wariantowość projektu koncepcyjnego ma polegać wg Zamawiającego na doborze innej kolorystyki i mebli, czy też schematu funkcjonalnego (rozmieszczenia mebli) poszczególnych pomieszczeń?

Odpowiedź nr 2:

W doborze innej kolorystyki i mebli, a także jeżeli jest to możliwe, mając na uwadze układ i metraż pomieszczeń również schemat funkcjonalny  (rozmieszczenia mebli). Jednocześnie Zamawiający pragnie doprecyzować kwestie dotyczącą dokumentacji projektowej. Koncepcje dla pomieszczeń od pietra VIII-X należy przedstawić w formie projektów 3D,  natomiast w przypadku pomieszczeń do VII pietra, wykonawca zobowiązany jest przygotować projekty w formacie 2D.

Pytanie nr 3:

Czy projekt wykonawczy, którym dysponuje Zamawiający zawiera:

 - Rysunek rozmieszczenia punktów inst. elektrycznej tj.: gniazdka, włączniki,

 - Rysunek rozmieszczenia sufitów podwieszanych,

 - Rozmieszczenie elementów instalacji sanitarnych w suficie podwieszonym tj.: anemostaty nawiewne i wywiewne,

 - Rysunek rozmieszczenia opraw oświetleniowych w sufitach podwieszanych,

Czy Zamawiający dopuszcza ewentualną zmianę tych elementów?

Odpowiedź nr 3:

Zamawiający dysponuje projektem wykonawczym, który zawiera wszystkie wyżej wymienione rysunki.  Zamawiający nie dopuszcza ewentualnych zmian.  Przedmiotową dokumentację Zamawiający udostępni Wykonawcy, na jego wniosek,   po podpisaniu umowy pn. „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”.

Dodatkowo Zamawiający informuje iż w Zapytaniu ofertowym w pkt 8 pojawiła się omyłka pisarska:

Jest :

8. Zawartość oferty:

• formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania,
• wykaz osób stanowiący załącznik nr 3 do zapytania,
• kopia aktualnych uprawnień.

Powinno być:

8. Zawartość oferty:

• formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania,
• wykaz osób stanowiący załącznik nr 5 do zapytania,
• kopia aktualnych uprawnień.

Załącznik nr 5 Wykaz osób stanowiący załącznik nr 5 do zapytania, został dołączony do dokumentacji.

Termin składania ofert nie ulega wydłużeniu i przypada na dzień 07.06.2022 r.

                                                                                                                                                                                                              Białystok, dnia 31.05.2022 r.

BG.2601.4.10.2022

WYKONAWCY WSZYSCY

 Zamawiający informuje, iż w postępowaniu BG.2601.4.10.2022 dotyczącym  „Opracowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”, wpłynęły następujące pytanie:

 Pytanie nr 1:

Przed przystąpieniem do sporządzenia właściwego projektu, przedłożenia Zamawiającemu 2 koncepcji. Zamawiający zatwierdzi przedłożoną koncepcję, lub wniesie uwagi, do których Wykonawca jest zobowiązany się dostosować; 

Co rozumieją Państwo przez dwie koncepcje? W jakiej formie ma być przedstawiona koncepcja? Wizualizacje, sam rzut, a może moodboardy? W zapytaniu, ani w umowie tego nie znalazłam.

 Czy te dwie koncepcje się liczą tych 13 pomieszczeń? Czy mam rozumieć, że mam przedstawić np. wizualizacje 13 pomieszczeń np. po 4 ujęcia w 2 wersjach czyli 104 wizualizacje? Prosiłabym o określenie formy/ zakresu koncepcji.

• Gabinet Marszałka,
• Gabinet Wicemarszałka,
• Gabinet członka Zarządu,
• Gabinet Dyrektorski na każdej kondygnacji,
• Sekretariat na każdej kondygnacji,
• Pomieszczenie socjalne jako projekt schematyczny,
• Kancelaria ogólna,
• Aranżacja jednego biura dwuosobowego, jako projekt schematyczny,
• Aranżacja jednego biura trzyosobowego, jako projekt schematyczny,
• Aranżacja jednego biura czteroosobowego, jako projekt schematyczny,
• Aranżacja jednego biura pięcioosobowego, jako projekt schematyczny,
• Aranżacja jednego biura sześcioosobowego, jako projekt schematyczny,
• Aranżacja jednego biura siedmioosobowego, jako projekt schematyczny.

Odpowiedź nr 1:

Zamawiający poprzez sformułowanie „2 koncepcje” rozumie dobór innej kolorystyki i mebli, a także jeżeli jest to możliwe, mając na uwadze układ i metraż pomieszczeń również schemat funkcjonalny  (rozmieszczenia mebli).

Koncepcję dla pomieszczeń od pietra VIII-X należy przedstawić w formie projektów 3D – przynajmniej w dwóch ujęciach do każdej koncepcji,  natomiast w przypadku pomieszczeń do VII pietra, wykonawca zobowiązany jest przygotować projekty w formacie 2D – również w przynajmniej dwóch ujęciach do każdej koncepcji.

Pytanie nr 2:

Przygotowania przedmiarów robót wyodrębnionych dla poszczególnych elementów (dla wszystkich branż) - 3 egz. w wersji papierowej i 2 egz. w wersji elektronicznej;

Z wcześniejszej rozmowy zrozumiałam, że projekty branżowe tj. Elektryka, sanitarka są już opracowane i nie dotyczą opracowania czy tak jest czy jednak należy uwzględnić projekty branżowe w opracowaniu. 

Odpowiedź nr 2:

Zamawiający dysponuje projektem wykonawczym, który zawiera wszystkie wyżej wymienione elementy.

Przedmiotową dokumentację Zamawiający udostępni Wykonawcy, na jego wniosek, po podpisaniu umowy pn. „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”.

Pytanie nr 3:

Termin wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązuje się zakończyć wszystkie prace projektowe składające się na przedmiot umowy do dnia 31.10.2022 r., przy czym termin przekazania koncepcji nie później niż 05.09.2022 r.

to bardziej taka uwaga niż pytanie. Bo od prezentacji koncepcji do wykonania przedmiotu umowy są niespełna 2 miesiące, podane terminy wydają mi się nierealne. Mając zwłaszcza na uwadze, że etap opracowania koncepcji przypada na okres urlopowy, czy załączona w zapytaniu umowa może ulec zmianie. Czy jest ostateczna? Jest tam parę zapisów, które moim zdaniem są bardzo niekorzystne dla wykonawcy.

 Odpowiedź nr 3:

Zamawiający informuję, iż termin 31.10.2022 r. jest terminem ostatecznym. Jednocześnie Zamawiający dołoży wszelkich starań, żeby czas od dnia przekazania koncepcji do dnia ostatecznej decyzji Zamawiającego w kwestii wyboru koncepcji, był jak najkrótszy, bez zbędnej zwłoki, a tym samym Wykonawca miał odpowiedni czas na realizację przedmiotu Umowy. Jednocześnie Zamawiającym informuje, iż termin 05.09.2022 r. jest terminem zakończenia opracowania dwóch koncepcji. Wykonawca może złożyć koncepcję wcześniej tj. przed 05.09.2022 r. Wskazany termin jest datą końcową opracowania 2 koncepcji, a nie dniem, w którym Wykonawca powinien przekazać dokumentację Zamawiającemu.
Ponadto Zamawiający informuje, iż zapisy zawarte w Umowie, zostały skonsultowane z prawnikiem, mając na uwadze interes obopólny Zmawiającego oraz Wykonawcy.

Termin składania ofert nie ulega wydłużeniu i przypada na dzień 07.06.2022 r.

                                                                                                                                                                                                                       Białystok. 14.06.2022 r.

BG.2601.4.10.2022

INFORMACJA Z PODPISNIA UMOWY

W dniu 14.06.2022 r. zawarto z wykonawcą - Jackiem Łukaszuk prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą P.H.U. Lu. Tech Projekt Jacek Łukaszuk, NIP: 542 154 97 08, REGON: 052232483 z siedziba w Białymstoku, ul. Paderewskiego 10, 15-349 Białystok, Umowę nr BG.2601.4.10.2022 pn. „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”.

Białystok. 09.06.2021 r.

BG.2601.4.10.2022

INFORMACJA Z WYŁONIENIA WYKONAWCY

W wyniku przeprowadzonego postępowania pn.: „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku” na podstawie złożonych ofert, ustalono, że najkorzystniejszą ofertę złożyło:  P.H.U. Lu. Tech Projekt ul. Paderewskiego 10, 15-349 Białystok - kwota brutto 23 370,00 zł

Białystok. 07.06.2022 r.

BG.2601.4.10.2022

INFORMACJA Z OTWARCIA OFERT

         W dniu 07.06.2022 r. o godzinie 11.15, komisja dokonała otwarcia ofert w postępowaniu przeprowadzonym w formie zapytania ofertowego pn.: „Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej aranżacji wnętrz w budynku przy ul. Marii Cure Skłodowskiej 14 w Białymstoku”.

W ramach postępowania wpłynęły 3 oferty, od potencjalnych Wykonawców: