Białystok, dnia 11 lipca 2023 r.

BG.2512.5.2.2023

Zapytanie ofertowe

Zapraszam do złożenia ofert na dostawę mebli w ramach zamówienia pn.: „Zakup mebli do pomieszczeń kancelarii ogólnej oraz sali konferencyjnej budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 14” (Część nr 1, Część nr 2,).

A. Opis przedmiotu zamówienia

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

B. Zadania Wykonawcy przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia własnym transportem lub transportem profesjonalnej firmy przewozowej na swój koszt do siedziby Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego, co najmniej 10 dni kalendarzowych wcześniej o planowanym terminie dostarczenia zamówionych mebli.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady i szkody powstałe w czasie transportu mebli do siedziby Zamawiającego.
4. Meble, o których mowa w Zapytaniu, powinny posiadać najwyższą jakość.
5. Ostateczny odbiór dostarczonych przez Wykonawcę mebli nastąpi w oparciu o protokół odbioru, który zostanie sporządzony po sprawdzeniu ilości i jakości dostarczonych mebli.
6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu mebli w terminie wskazanym w formularzu ofertowym oraz Umowie.
7. W przypadku stwierdzenia niezgodności jakościowych lub ilościowych dostawy z Zapytaniem ofertowym i/lub z Ofertą Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wymiany wadliwych mebli na meble wolne od wad, a w przypadku braków ilościowych – do dostarczenia różnicy wynikającej z Zapytania ofertowego i Oferty Wykonawcy i faktycznie zrealizowanej dostawy, w terminie ustalonym przez Zamawiającego.
8. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia serwisu gwarancyjnego, w zakresie i czasie określonym przez producentów poszczególnych mebli, od dnia dostarczenia mebli do siedziby Zamawiającego. Czas naprawy wadliwych mebli wynosi maksymalnie 15 dni roboczych. Dwukrotnie naprawiane w ramach gwarancji meble należy wymienić na nowe.
9. Koszt dojazdu, w ramach napraw gwarancyjnych, ekipy serwisowej oraz koszt transportu przedmiotu zamówienia pokrywa Wykonawca.
10. Wykonawca oświadcza, iż posiada odpowiednią wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i zobowiązuje się go zrealizować z należytą starannością, najwyższymi standardami obowiązującymi na rynku dostaw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

C. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji  Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
3. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści, powinny być parafowane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji.
4. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
5. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kompletna oferta powinna zawierać:
    a) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy);
    b) wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.
8. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok (na kopercie powinien być umieszczony dopisek „Oferta – „Zakup mebli do pomieszczeń kancelarii ogólnej oraz sali konferencyjnej budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 14 lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok pok. 022. Na kopercie dodatkowo należy umieścić klauzule: "NIE OTWIERAĆ do dnia otwarcia ofert"
9. Termin złożenia oferty – 19.07.2023 r., godz. 10.00. Liczy się data wpływu oferty do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. 
10. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

D. Kryterium oceny ofert

Zamawiający przy wyborze Wykonawcy posługiwał się będzie następującymi kryteriami:
1. Cena wykonania zamówienia Cw – 70%, max. liczba punktów 70,

Cw – Liczba punktów = Cn/Cbo x 70 pkt

gdzie:
Cn – najniższa cena ofertowa brutto
Cbo - cena brutto badanej oferty
Cw – liczba punktów za kryterium: cena
Cena podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym musi być wyrażona w PLN z dokładnością do jednego grosza – dwóch miejsc po przecinku pod rygorem odrzucenia oferty.

2. Czas realizacji zamówienia – S - 30%, max. liczba punktów 30,

Czas realizacji zamówienia i jego punktacja:
Czas realizacji zamówienia do 45 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy – 30 pkt
Czas realizacji zamówienia do 60 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy – 15 pkt
Czas realizacji zamówienia do 75 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy – 0 pkt
Czas realizacji zamówienia powyżej 75 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy – oferta podlega odrzuceniu.

3. Razem ocena obejmuje L = Cw + S

Gdzie:
L – łączna liczba punktów przyznana ofercie.
Cw – liczba punktów za kryterium: cena wykonania zamówienia.
S – liczba punktów za kryterium: czas realizacji zamówienia.

4. Warunki uczestnictwa w postępowaniu
W zakresie spełnienia warunku, wymagane jest wykazanie wykonanych lub wykonywanych dostaw mebli w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, min. 2 dostaw mebli na kwotę nie niższą niż 50 000 zł każda z dostaw.
Na prośbę Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć dowody potwierdzające dostawy mebli uzyskanymi referencjami bądź innymi dokumentami potwierdzającymi ich wykonywanie.

5. Na prośbę Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć atesty, certyfikaty, potwierdzające jakość oferowanych mebli.

Wymagane dokumenty:
Świadectwo badań zgodności wyrobu z wymogami bezpieczeństwa, wytrzymałości i trwałości wg: PN-EN 527-2:2004, PN-EN 14073-2:2006-dla danego asortymentu
Atest higieniczny na wyrób gotowy z przeznaczeniem do wyposażenia pomieszczeń użyteczności publicznej.
Ponadto wymagany jest atest higieniczny na materiały użyte do produkcji tj.
- atest higieniczny na płytę,
- atest higieniczny na obrzeża,
- atest higieniczny na klej.

E. Postanowienia dodatkowe

1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta:
    1) odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny.
    2) dodatkowo Wykonawca, spełnienia warunek potwierdzenia realizacji dostaw mebli oraz dołączy wymagane dokumenty: certyfikaty, atesty.
3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy z Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście.
4. Aby zapewnić porównywalność wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu doprecyzowania i wyjaśnienia treści ofert.

F. Uwagi

1. Przewidywany termin podpisania umowy to lipiec - sierpień 2023 r. Zamawiający zastrzega, iż termin ten może ulec nieznacznemu przesunięciu.
2. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów, Zamawiający wezwie do ich uzupełniania.
4. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe i pisarskie.
5. Nie dopuszcza się ofert częściowych (dotyczących dostawy tylko wybranych mebli w ramach danej części nr 1, 2).
6. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania droga elektroniczną.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
8. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy:
    a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia,
    b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
    c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
    d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
9. Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy: emilia.borowska@podlaskie.eu oraz emilia.marczuk@podlaskie.eu .

Załączniki:
Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia wraz z załącznikami.
Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego.
Załącznik nr 3 Wzór umowy.

                                                                                                                                        Białystok, dnia 12 lipca 2023 r.

BG.2512.5.2.2023

                                                                                                                                                 WSZYSCY WYKONAWCY

Zamawiający informuje, iż w postępowaniu nr BG.2512.5.2.2023 pn.: „Zakup mebli do pomieszczeń kancelarii ogólnej oraz sali konferencyjnej budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 14” (Część nr 1, Część nr 2,), modyfikuje zapis w Zapytaniu ofertowym litera D. pkt. 5 oraz w SOPZ - str. 9, dotyczący Atestów i certyfikatów:

Jest :
Na prośbę Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć atesty, certyfikaty, potwierdzające jakość oferowanych mebli.
Wymagane dokumenty:
Świadectwo badań zgodności wyrobu z wymogami bezpieczeństwa, wytrzymałości i trwałości wg: PN-EN 527-2:2004, PN-EN 14073-2:2006 - dla danego asortymentu.
Ponadto wymagany jest atest higieniczny na materiały użyte do produkcji tj.
- atest higieniczny na płytę,
- atest higieniczny na obrzeża,
- atest higieniczny na klej.

Powinno być:
„Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą ofertę, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia wyboru oferty, przekazał Zamawiającemu wszystkie dokumenty.
Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć atesty potwierdzające jakość oferowanych mebli.
Wymagane dokumenty:
Atest higieniczny na materiały użyte do produkcji tj.
- atest higieniczny na płytę melaminowaną;
- atest higieniczny na płytę MDF;
- atest higieniczny na obrzeża;
- atest higieniczny/karta na klej.
W przypadku niedostarczenia powyższych dokumentów Zamawiający uzna, że Wykonawca odstępuje od zawarcia umowy”.

Białystok, dnia 17 lipca 2023 r.

BG.2512.5.2.2023

WYKONAWCY WSZYSCY

Zamawiający informuje, iż w postępowaniu nr BG.2512.5.2.2023 pn.: „Zakup mebli do pomieszczeń kancelarii ogólnej oraz sali konferencyjnej budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 14”; wpłynęły pytania o następującej treści:

Pytania:

1) Według informacji producenta, produkt jakim jest "mdf barwiony w masie" po procesie obróbki jakim jest oklejenie HPL oraz frezowanie, KONIECZNIE musi być polakierowany obustronnie w celu zabezpieczenia. W żadnym miejscu w projekcie nie ma informacji na ten temat. Proszę o doprecyzowanie specyfikacji w celu przygotowania rzetelnej kalkulacji.

2) Proszę o doprecyzowanie połączenia widocznego na rysunku ZM.01-Lada recepcyjna (widok 01 oraz widok 02) - chodzi o połączenie biurka z ladą - Dla zobrazowania przesyłam załącznik nr 1. W jaki sposób ma być wykonane połączenie?

3) Laminat HPL firmy EGGER H3398 występuje wyłącznie w wymiarze 2800x1300mm
- Frezowany element lady z rysunku ZM.01 Lada recepcyjna, ma wymiar 3015mm w związku z czym konieczne będzie łączenie elementu klejonego - co również nie przewidziane jest w projekcie.

4) Analogiczna sytuacja jak w pkt. 3 dotyczy blatu lady oraz materiału EGGER U999 TM28, który występuje w formacie 2800x2070mm.

Odpowiedź:

Zamawiający po konsultacjach z projektantem, odpowiada:
"1) Dla trwałości produktu i dania gwarancji jak najbardziej należy to zabezpieczyć, wynika to z procesu technologicznego obróbki płyty. zastosować lakier matowy.

2) Na załączniku nr 1, 5, 6 widać w jaki sposób te dwa elementy się łączą. Element „drewniany” opiera się na elemencie „czarnym”. Z uwagi na frezowanie płyty „drewnianej” możemy podzielić (zgodnie z frezowaniem) elementu na dwa (zachowując krzywiznę wynikającą z elementu „czarnego": ten co opiera się na blacie i ten opierający się na podłodze.

3 i 4) W projekcie posługujemy się nie konkretnymi okleinami, z uwagi na ustawę PZP. Podany wzór jest poglądowy, przedstawiający wykonawcy tekturę materiału. Oczywiście podczas realizacji należy przedłożyć proponowane materiały do akceptacji przez Zamawiającego. Łączenia są przewidziane i wynikają z procesu technologicznego, produkcji danego mebla, które również należy skonsultować z Zamawiającym. Dla ściany proponuję łączenie przy posadzce, dla blatu na załamaniu w literę „L”. "

  Białystok.  19.07.2023 r.

BG.2512.5.2.2023

INFORMACJA Z OTWARCIA OFERT

W dniu 19.07.2023 r. o godzinie 10.15, komisja dokonała otwarcia ofert w postępowaniu przeprowadzonym w formie zapytania ofertowego pn.: „Zakup mebli do pomieszczeń kancelarii ogólnej oraz sali konferencyjnej budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 14”  (Część nr 1, Część nr 2,).

W ramach postepowania wpłynęły 3 oferty, od potencjalnych Wykonawców:

  Białystok.  20.07.2023 r.

BG.2512.5.2.2023

            Zamawiający informuje, iż wszystkie złożone w terminie oferty istotnie przekraczały budżet zadania przewidziany i zabezpieczony przez Zamawiającego, skutkiem czego konieczne jest unieważnienie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia.